ControlSuite® Manual
de Usuario

Tabla de Contenido

1. Introducción

ControlSuite® es el sistema de gestión back-office y head office desarrollado por GA Tech Solutions para la operación de sucursales y corporativos en el sector de restaurantes y retail. Permite administrar en tiempo real los valores, el inventario, los recursos humanos, la generación de reportes y la configuración corporativa desde una plataforma web centralizada.

Este manual está dirigido a los usuarios operativos del sistema: gerentes de turno, coordinadores de área, cajeros autorizados y personal administrativo.

1.1 Entornos del sistema

1.2 Módulos disponibles

1.2.1 Back-Office

1.2.2 Head Office

1.3 Requisitos técnicos

2. Acceso al Sistema

2.1 Inicio de sesión

Para ingresar a ControlSuite® siga estos pasos:

1. Abra su navegador e ingrese la URL del sistema proporcionada por su administrador.
2. En la pantalla de inicio de sesión, ingrese su nombre de usuario y contraseña.
3. Haga clic en el botón Iniciar sesión.
4. Si las credenciales son correctas, el sistema lo redirigirá al panel principal según su perfil (Back-Office o Head Office).

2.2 Recuperación de contraseña

1. En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en ¿Olvidé mi contraseña?
2. Ingrese su correo electrónico registrado y haga clic en Enviar.
3. Revise su bandeja de entrada y abra el correo de recuperación.
4. Haga clic en el enlace y siga las instrucciones para crear una nueva contraseña.
5. Regrese a la pantalla de inicio de sesión e ingrese con su nueva contraseña.

2.3 Selección de unidad de negocio

Si su usuario tiene acceso a varias sucursales, el sistema le solicitará seleccionar la unidad de negocio (sucursal) con la que desea trabajar. Esta selección determina los datos que verá en todos los módulos.

3. Navegación General

3.1 Barra de navegación superior

3.2 Estado del turno y día

ControlSuite® opera bajo el concepto de Día de Operación y Turno:

8. Módulo de Valores

El módulo de Valores es el corazón del control de efectivo de la sucursal. Al ingresar se muestra un panel de resumen con tarjetas por submódulo, indicando el monto total del día y el número de movimientos en distintos estados.

8.1 Cortes de Cajero

Los Cortes de Cajero registran el conteo de efectivo realizado por cada cajero al finalizar su turno en caja. El sistema compara el efectivo contado contra las ventas registradas en el POS para detectar diferencias.

Confirmar un corte de cajero

1. Desde Valores, acceda a Cortes de Cajero, o utilice el enlace directo recibido al cerrar el turno en el POS.
2. Localice el corte generado por el POS para su turno/caja.
3. Ingrese las denominaciones de efectivo contadas por tipo de moneda o forma de pago.
4. Revise el resumen de diferencias (contado vs. balance teórico del POS) antes de confirmar.
5. Si existe diferencia, el sistema mostrará una alerta. Confirme o cancele la acción.
6. Haga clic en Confirmar.

Permisos requeridos

Para ver y confirmar cortes de cajero, el permiso correspondiente debe estar habilitado desde Head Office, en el catálogo de roles. La pantalla de un corte individual puede abrirse sin ese permiso, ya que está pensada para que el cajero acceda directamente desde el enlace generado al cerrar el turno en el POS.

Campos relevantes

Estados de un corte

8.2 Depósitos

Gestiona los depósitos bancarios realizados por la sucursal. Permite registrar, confirmar y hacer seguimiento de cada depósito durante el período de operación.

Crear un nuevo depósito

1. Desde Valores, acceda a Depósitos.
2. Haga clic en Nuevo depósito.
3. Seleccione el tipo de depósito y complete los datos: monto, referencia bancaria (solo letras y números) y comentarios.
4. El sistema mostrará el saldo disponible y la diferencia calculada.
5. Adjunte el comprobante si es requerido (JPG, PNG, PDF). No hay límite de tamaño de archivo.
6. Haga clic en Confirmar Depósito.

Cancelar un depósito

1. Localice el depósito en la lista.
2. Haga clic en Acciones → Cancelar.
3. El sistema pedirá confirmación. Ingrese un comentario obligatorio de justificación — si se deja vacío, el sistema no permite continuar.
4. Haga clic en Sí, continuar.

Estados de un depósito

8.3 Caja Chica

Administra los gastos menores de la sucursal que se pagan directamente con efectivo. Permite registrar vouchers de salida, facturas y gestionar reembolsos.

Crear un voucher de Caja Chica

1. Desde Valores, acceda a Caja Chica.
2. Haga clic en Nuevo Voucher.
3. Complete los campos: Responsable (nombre de quien realizó el gasto), Concepto (máx. 500 caracteres), Monto.
4. Verifique el saldo actual mostrado en la parte superior — el monto no puede exceder el saldo disponible.
5. Haga clic en Enviar.

Reembolso de Caja Chica

1. Desde Caja Chica, acceda a Reembolsar.
2. El sistema mostrará las facturas pendientes de reembolso.
3. Seleccione las facturas a incluir y confirme el reembolso.
4. El sistema actualizará automáticamente el saldo.

Convertir voucher a factura

1. Localice el voucher en la lista.
2. Haga clic en Acciones → Convertir a factura.
3. Complete los datos de la factura asociada: folio fiscal, fecha del documento (no puede ser futura), cuenta contable, proveedor, concepto, subtotal e impuesto.
4. El sistema calcula el importe total automáticamente y valida contra el saldo disponible.
5. Confirme la conversión.

Estados de un voucher o factura

8.4 Caja Fuerte

Gestiona los conteos del efectivo almacenado en la caja fuerte de la sucursal. Registra el saldo real y detecta diferencias contra los montos autorizados.

Modalidades de conteo

Un conteo de Caja Fuerte puede iniciarse de dos formas, que cambian el comportamiento del formulario: de manera independiente, desde Valores → Caja Fuerte → Nuevo en cualquier momento; o como parte de un cierre de turno o cierre de día, en cuyo caso el conteo queda asociado al cierre correspondiente.

Crear un conteo de Caja Fuerte

1. Desde Valores, acceda a Caja Fuerte.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Seleccione el período y tipo de conteo: Diario, Semanal, Quincenal o Mensual.
4. Ingrese las denominaciones contadas por tipo de moneda o forma de pago.
5. El sistema calculará automáticamente el total y la diferencia vs. monto autorizado.
6. Haga clic en Confirmar.

Información disponible en el detalle

• Denominaciones ingresadas por tipo de moneda o forma de pago.
• Monto total contado vs. monto autorizado.
• Diferencia detectada (si aplica).
• Información del cajero y gerente responsable.
• Historial de movimientos asociados al conteo.

8.5 Retiros

Los retiros son extracciones parciales de efectivo de las cajas registradoras durante el turno, con el fin de mantener niveles seguros. Cada retiro queda registrado con un folio único.

Consultar un retiro

Para consultar los retiros, el permiso correspondiente debe estar habilitado desde Head Office, en el catálogo de roles. Desde Valores, acceda a Retiros para ver el listado; haga clic sobre un registro para ver su detalle.

Estados de un retiro

9. Módulo de Inventario

El módulo de Inventario controla el stock físico de la sucursal a lo largo de todo su ciclo: desde que se pide a un proveedor hasta que se recibe, se cuenta, se transfiere entre sucursales o se ajusta manualmente. Cada submódulo cubre una etapa distinta de ese ciclo y comparten el mismo catálogo de artículos.

9.1 Submódulos disponibles

9.2 Pedidos

Permite generar órdenes de compra a proveedores, ya sea seleccionando manualmente los artículos y cantidades, o dejando que el sistema calcule las cantidades óptimas con base en el uso histórico, el inventario teórico, el conteo físico y las proyecciones de venta.

Pedido Manual

Creación de un pedido tradicional donde el usuario selecciona manualmente los artículos y cantidades.

1. Acceda a Inventario → Pedidos y haga clic en Nueva Orden → Manual.
2. Seleccione el proveedor de la lista.
3. Agregue los artículos requeridos con sus cantidades.
4. Ingrese la fecha estimada de entrega y haga clic en Guardar.

Pedido Automático

El sistema calcula automáticamente los productos necesarios basándose en el uso histórico, inventario teórico, conteo físico y proyecciones. Recomendado para sucursales con alto volumen de productos.

1. Acceda a Inventario → Pedidos y haga clic en Nueva Orden → Automático.
2. Seleccione el proveedor y configure los parámetros del ciclo.
3. Agregue los productos que desea incluir en el cálculo.
4. Haga clic en Calcular pedido. El sistema analizará el uso, inventario teórico, conteo físico y proyecciones para determinar las cantidades óptimas.
5. Revise el resumen con las cantidades sugeridas. Puede ajustar manualmente cualquier valor.
6. Haga clic en Confirmar pedido.

Parámetros del ciclo

Estos parámetros determinan cómo el sistema calcula las cantidades sugeridas de un Pedido Automático:

Estados de un pedido

9.3 Recepción de Compras

Registra la mercancía que efectivamente llega a la sucursal contra un pedido previamente confirmado, comparando lo recibido contra lo solicitado y actualizando el stock automáticamente al confirmarse.

1. Acceda a Inventario → Recepción de Compras.
2. Seleccione la orden de compra correspondiente.
3. Verifique los artículos y cantidades contra el pedido.
4. Ingrese el folio del documento de recepción (obligatorio) y la fecha de factura.
5. Registre las cantidades efectivamente recibidas.
6. Confirme la recepción. El sistema actualizará el stock automáticamente.

Estados de una recepción

9.4 Conteo de Inventario

Permite verificar el stock físico real de la sucursal contra el stock teórico del sistema, registrando las cantidades contadas por artículo — de forma manual o escaneando su código QR — para detectar y ajustar diferencias.

1. Acceda a Inventario → Conteo y haga clic en Nuevo Conteo.
2. El sistema mostrará la lista de artículos según la configuración del período.
3. Ingrese las cantidades contadas para cada artículo.
4. Puede escanear el código QR de cada artículo con un dispositivo móvil; el sistema puede solicitar el nombre del usuario que escanea para identificar quién contó cada artículo, y varias personas pueden contar el mismo conteo al mismo tiempo desde distintos dispositivos.
5. Haga clic en Finalizar Conteo.

Estados de un conteo

9.5 Transferencias

Gestiona el traslado de artículos de inventario entre dos sucursales: la sucursal origen arma y envía la solicitud, y la sucursal destino debe revisarla y aprobarla para que el inventario se actualice en ambas.

Crear una transferencia

1. Acceda a Inventario → Transferencias → Nueva Transferencia.
2. Seleccione la sucursal destino.
3. Agregue los artículos y cantidades a transferir.
4. Confirme la solicitud.

Estados y quién puede actuar sobre cada uno

9.6 Kardex

El Kardex muestra el histórico completo de movimientos de cada artículo. Seleccione el artículo y defina el rango de fechas. El sistema mostrará todos los movimientos del período con fecha, tipo y cantidad.

Panel de Estadísticas

El detalle de un artículo incluye un panel de estadísticas que explica cómo se calcula el uso real y la diferencia del período:

• Uso Real = Inventario Inicial + Compras − Nota de Crédito + Transferencias + Movimientos − Inventario Final.
• Diferencia (en unidades) = Uso Real − Usado por Recetas.
• Diferencia (costeada) = Diferencia en unidades × Costo por unidad.

9.7 Movimientos

Los movimientos permiten registrar entradas, salidas y ajustes del inventario fuera del flujo normal de compras y transferencias. Cada movimiento queda registrado con un folio único y puede ser de tipo Manual o Automático.

Registrar un movimiento

1. Acceda a Inventario → Movimientos y haga clic en Nuevo Movimiento.
2. Seleccione el tipo de movimiento (Entrada, Salida, Ajuste, Desperdicio crudo, Desperdicio completo).
3. Elija los artículos y las cantidades. Si el movimiento es de tipo Desperdicio completo, el sistema calculará automáticamente los valores monetarios.
4. Agregue un comentario si desea justificar el movimiento (opcional, máx. 500 caracteres; no es obligatorio para ningún tipo de movimiento).
5. Haga clic en Confirmar. El sistema actualizará el stock y generará el folio correspondiente.

Columna Tipo (Manual / Automático)

Cada movimiento muestra una columna Tipo que indica su origen:

• Manual — registrado directamente por un usuario desde la interfaz de BO.
• Automático — generado cuando desde el POS se registra un tipo de movimiento que coincide con los esperados dentro de ControlSuite. Por ejemplo, «comida de empleados» puede marcarse desde BO (Manual) o directamente desde el POS; en este último caso el movimiento llega automáticamente a ControlSuite sin intervención del usuario.

Estados de un movimiento

15. Módulo de Recursos Humanos

Permite consultar, registrar y editar la información del personal de la sucursal: datos personales, departamento y puesto asignados, y remuneración.

15.1 Consultar empleados

1. Acceda a Recursos Humanos → Empleados.
2. Use el buscador o los filtros para localizar al empleado.
3. Haga clic en el nombre para ver su perfil completo.

Columnas de la lista

15.2 Registrar un nuevo empleado

1. Desde Empleados, haga clic en Nuevo Empleado.
2. Complete los datos personales: Nombre, Apellido, Código de empleado, Teléfono, Estatus, Fecha de ingreso y Fecha de baja (si aplica).
3. Complete la Asignación: Departamento y Puesto.
4. Complete la Remuneración: Tipo de Pago y Salario.
5. Haga clic en Confirmar.

Campos y validaciones

15.3 Editar información

1. Localice al empleado y haga clic en Editar.
2. Modifique los datos necesarios y haga clic en Guardar cambios.

12. Módulo de Reportes

Al entrar a Reportes se muestra primero un panel general con indicadores clave del período, un gráfico de ventas por hora y una tabla de los productos más vendidos. Desde ahí puede navegar a cada reporte específico para ver el detalle completo.

12.1 Reportes disponibles

12.2 Generar un reporte

1. Acceda a Reportes desde el menú lateral y seleccione el tipo deseado.
2. Defina el rango de fechas, o seleccione una segmentación predefinida: Diario, Semanal, Quincenal, Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral o Anual.
3. Haga clic en Buscar o Generar reporte.
4. Revise los resultados en pantalla.
5. Para exportar, haga clic en el ícono de descarga PDF disponible en la barra del reporte.

Reporte de Productos de Menú

Este reporte funciona distinto al resto: en vez de solo mostrar un listado, permite entrar al detalle de un producto específico para ver el costo completo de su receta.

1. Acceda a Reportes → Productos de Menú.
2. Use las pestañas para alternar entre Productos y Combos.
3. Haga clic sobre un producto para ver su detalle: nombre, código, costo de receta, tipo y categoría.
4. El detalle incluye el desglose de ingredientes: código, descripción, factor, costo unitario y costo total de cada uno.

Campos que pueden requerir explicación

13. Módulo de Estado de Resultados

Este módulo muestra el estado de resultados (pérdidas y ganancias) de la sucursal para un período: parte de las ventas netas, resta el costo de ventas y los gastos operativos, y llega hasta la utilidad neta. Los gastos operativos que alimentan este reporte se registran manualmente desde el mismo módulo.

13.1 Consultar el estado de resultados

1. Acceda a Estado de Resultados desde el menú lateral.
2. Defina el rango de fechas a consultar.
3. Revise las tarjetas resumen: Ventas Brutas, Ventas Netas, Utilidad Bruta y Utilidad Neta.
4. Revise la tabla detallada, que desglosa cada línea del cálculo.

Estructura de la tabla

La tabla presenta el cálculo en cascada, de arriba hacia abajo:

Cada línea de gasto también muestra su % sobre ventas, para comparar el peso de cada concepto respecto a las ventas netas del período. Puede expandir cada grupo (tipo de gasto → cuenta contable → gasto individual) para ver el detalle que compone cada monto.

13.2 Gastos operativos

Los gastos operativos son los movimientos que se registran manualmente y que después alimentan el Estado de Resultados. Cada gasto se clasifica como Fijo o Variable y se vincula a una cuenta contable.

Registrar un gasto operativo

1. Desde Estado de Resultados, acceda a Gastos Operativos y haga clic en Nuevo.
2. Ingrese la fecha del gasto (no puede ser una fecha futura).
3. Ingrese una descripción.
4. Seleccione el tipo: Fijo o Variable.
5. Seleccione la cuenta contable correspondiente (agrupadas por tipo de gasto).
6. Ingrese el monto — debe ser un número mayor a cero.
7. Confirme para guardar el gasto.

Campos y su significado

14. Módulo de Informe Central

El módulo de Informe Central permite consultar informes operativos configurables desde Back Office. A diferencia de Head Office, en BO la información corresponde únicamente a la sucursal o unidad de negocio en la que el usuario se encuentra situado.

14.1 Alcance por sucursal

14.2 Generar un informe

Al entrar a Informe Central se muestran dos secciones: un panel de Informes recientes (los últimos generados) y las categorías disponibles, cada una con sus informes. Si no hay informes generados, se muestra un estado vacío indicando que aparecerán ahí una vez disponibles.

1. Verifique que la sucursal activa sea la correcta en el selector de unidad de negocio.
2. Acceda a Informe Central desde el menú lateral de Back Office.
3. Seleccione la categoría o informe que desea consultar.
4. Capture los parámetros requeridos: la fecha inicial no puede ser posterior a la fecha final, y cada informe puede tener filtros adicionales propios (selección, texto, casillas, rango de horas).
5. Elija la Entrega (Descargar o Enviar por correo) y el Formato (PDF o CSV).
6. Haga clic en Confirmar para generar el informe.

Mientras se genera el informe

La generación no es instantánea: el sistema muestra el progreso y notifica cuando termina, ya sea con éxito o con error.

Agrupación de resultados

Algunos informes permiten elegir cómo se agrupan los resultados: sin dividir, divididos por sucursal, o divididos por POS (punto de venta).

4. Back Office

Back Office concentra la operación diaria de una sucursal específica. La información, acciones y reportes se limitan a la unidad de negocio activa seleccionada por el usuario.

5. Inicio (Dashboard)

Es la pantalla de bienvenida de Back-Office: saluda al usuario según la hora del día y muestra, en un solo lugar, el estado del turno y del día, además de tarjetas resumen de Ventas, Caja y valores, y conexión de terminales POS. La información se actualiza automáticamente cada 5 minutos mientras la pestaña está visible.

5.1 Estado operativo

Siempre visible para cualquier usuario con acceso a Back-Office. Muestra dos indicadores: Turno actual y Día operativo, cada uno con su estado (Abierto/Cerrado) y la hora en que se abrió.

5.2 Ventas del día

Visible solo con permiso de ventas. Resume el desempeño de ventas del día.

Desde esta tarjeta puede acceder directamente al reporte completo de ventas.

5.3 Caja y valores

Visible según los permisos de caja fuerte, retiros y depósitos que tenga el usuario.

Desde esta tarjeta puede acceder directamente al módulo de Valores.

5.4 Conexión de terminales POS

Visible solo con permiso de POS. Muestra cuántos terminales están conectados y desconectados, y una alerta si hay terminales con problemas de red.

6. Turno y Día

Controla el ciclo operativo de la sucursal: cada turno se abre y se cierra bajo un usuario responsable, y el día de operación solo puede cerrarse una vez que los turnos y los módulos operativos relacionados (Valores, Inventario, POS) quedan en orden. Tanto el cierre de turno como el cierre de día funcionan como asistentes de varios pasos con validaciones cruzadas contra esos módulos.

6.1 Apertura del primer día

Proceso que se realiza una única vez, la primera vez que se utiliza ControlSuite en una sucursal, para establecer la fecha de negocio inicial y habilitar la operación diaria.

1. Inicie sesión con credenciales de gerente.
2. El sistema mostrará el mensaje de bienvenida para la apertura del primer día.
3. Haga clic en Abrir primer día.
4. Seleccione la fecha de apertura y confirme.

6.2 Abrir un turno

Marca el inicio del período de trabajo de un equipo dentro del día de operación. El usuario que abre el turno queda registrado como su propietario.

1. Desde el panel principal, localice el indicador de Estado del Turno.
2. Haga clic en Abrir Turno.
3. Confirme la acción. El turno quedará abierto bajo su usuario.

Mensajes relacionados

6.3 Cerrar un turno

El cierre de turno es un asistente de varios pasos: no es una sola confirmación, sino una lista de tareas que deben completarse antes de poder finalizar el cierre.

Pasos a completar

El asistente incluye, entre otras, las siguientes tareas. El orden y cuáles están habilitadas puede variar según la configuración de cada sucursal en Head Office:

Otras validaciones del asistente

• Compras pendientes: si hay recepciones de compra sin completar, el sistema ofrece la opción de cancelarlas para poder continuar con el cierre.
• Ventas: valida que la información de ventas del turno esté correcta antes de permitir el cierre.
• Estado del POS: valida que el punto de venta esté en un estado correcto para el cierre (ver la tabla de estados de POS en 6.4).

1. Haga clic en Cerrar Turno desde el indicador de Estado.
2. Complete cada tarea pendiente que el asistente le indique.
3. Cuando todas las tareas estén completas, confirme el cierre. El sistema registrará la hora de cierre.

6.4 Cierre de día

Al igual que el cierre de turno, el cierre de día es un asistente de varios pasos. Solo puede finalizarse cuando todas las categorías quedan en estado listo.

Categorías validadas

1. Asegúrese de que el turno activo esté cerrado.
2. Acceda a Cierre de Día desde el menú lateral.
3. Complete cada categoría pendiente que el asistente le indique.
4. Cuando todas las categorías estén listas, confirme el cierre del día en ControlSuite®.

Solución de problemas: estados del POS

Si la categoría POS no queda lista, el sistema indica el estado exacto de cada terminal y la acción sugerida:

7. Mi Cuenta

7.1 Ver y editar mi perfil

1. Haga clic en su nombre de usuario o avatar en la esquina superior derecha.
2. Seleccione Mi Cuenta.
3. Edite su información personal, imagen de perfil y preferencias, luego guarde los cambios.

7.2 Cambiar contraseña

1. Desde Mi Cuenta, seleccione Cambiar Contraseña.
2. Ingrese su contraseña actual.
3. Ingrese la nueva contraseña, confírmela y haga clic en Guardar.

7.3 Preferencias de idioma

El sistema está disponible en Español e Inglés. Seleccione el idioma desde Mi Cuenta o desde el selector en la barra de navegación. El sistema se recargará automáticamente.

10. Módulo de Proyecciones

El módulo de Proyecciones permite anticipar el comportamiento de ventas y transacciones de la sucursal con base en su tendencia histórica. Es una herramienta de planeación, no de ejecución: no reemplaza la validación operativa del gerente.

10.1 Submódulos disponibles

10.2 Crear una proyección

1. Acceda a Proyecciones y haga clic en Nuevo.
2. Seleccione un rango semanal — la selección es obligatoria y no puede ubicarse a más de 3 meses en el futuro.
3. El sistema mostrará la tendencia histórica de esa semana para Ventas y Transacciones. Si la semana no tiene datos históricos, las tendencias se muestran en cero.
4. Ajuste cada día de la semana, por Ventas y por Transacciones, usando el Factor (%) o el monto/cantidad proyectada directamente.
5. Confirme para guardar la proyección.

Cómo se calcula cada día

La Proyección y el Factor están enlazados por esta fórmula, y se recalculan automáticamente en cualquier dirección:

• Si edita el Factor (%), el sistema recalcula el monto/cantidad proyectada.
• Si edita la Proyección directamente (monto o cantidad), el sistema recalcula el Factor (%) correspondiente hacia atrás.
• Ventas y Transacciones son magnitudes independientes: un ajuste directo en una no se propaga a la otra.

Columnas de la tabla diaria

Edición colaborativa

Varios usuarios podrían intentar editar la misma proyección. Si al guardar el sistema detecta que otro usuario ya la modificó, muestra un conflicto de edición con dos opciones:

• Recargar datos actualizados: descarta sus cambios y carga la versión más reciente.
• Sobrescribir de todas formas: guarda su versión, reemplazando los cambios del otro usuario.

Validaciones y mensajes

11. Módulo de Producción

El módulo de Producción muestra, día a día, qué debe prepararse o atemperarse en la sucursal y a qué hora. Las tareas no se crean manualmente: se generan a partir de reglas configuradas en Head Office, combinadas con las proyecciones de venta de esa fecha.

11.1 Tareas de producción (Back-Office)

Desde Back-Office, Producción es una vista de solo consulta: muestra las tareas del día calculadas por el sistema, sin un botón para crear tareas manualmente.

Consultar las tareas del día

1. Acceda a Producción desde el menú lateral.
2. Seleccione la fecha de operación a consultar (por defecto, la fecha de negocio actual).
3. Filtre por tipo si lo necesita: Todas, Atemperar o Preparar.
4. Use el buscador para localizar una tarea o producto específico.

Tarjetas resumen

Columnas de la tabla

11.2 Configurar reglas de producción (Head Office)

Las tareas que aparecen en Back-Office se generan a partir de reglas configuradas en Head Office → Producción. Cada regla define un producto, un tipo, un horario general y sus condiciones de vida útil.

Campos de una regla de producción

Horarios personalizados por sucursal

La Hora Inicio y Hora Fin generales pueden personalizarse para una o varias sucursales específicas, sin afectar el horario general de la regla.

1. Al editar una regla, haga clic en el ícono de personalización junto a los campos de horario.
2. Seleccione la sucursal y ajuste su Hora Inicio y Hora Fin específicas.
3. Guarde los cambios del panel; se aplican de inmediato, de forma independiente al resto del formulario.

Eliminar y otros avisos

• Una regla de producción puede eliminarse por completo desde su listado, no solo desactivarse.
• Si intenta salir del formulario con cambios sin guardar, el sistema pregunta si desea continuar editando o continuar sin guardar.
• El nombre de la regla debe ser único; si ya existe, el sistema muestra "Este valor ya existe".

11.3 Relación con Proyecciones

La cantidad a producir que se muestra en cada tarea de Back-Office se calcula con base en las proyecciones de venta de la sucursal para esa fecha, junto con el rendimiento configurado del producto. Por eso, si la fecha consultada no tiene una proyección cargada, o no hay suficiente histórico para generarla, el sistema no puede calcular una cantidad confiable.

16. Módulo de POS

Este módulo es de solo consulta: muestra el estado en tiempo real de cada punto de venta (POS) de la sucursal, sin acciones de configuración. Desde Head Office, la misma información puede consultarse consolidada para todas las sucursales disponibles para el usuario.

16.1 Estado de POS (Back-Office)

Muestra una tarjeta por cada terminal POS configurado en la sucursal activa, junto con un resumen general.

Resumen general

Al entrar se muestran tres contadores: POS en línea, POS desconectados, y POS con una orden en progreso.

Datos de cada terminal

16.2 Estado de tiendas (Head Office)

Desde Head Office → POS (Estado de tiendas) se consulta el mismo tipo de información que en Back-Office, pero consolidada: una tarjeta por sucursal disponible para el usuario, cada una con el detalle de sus propios terminales POS, y un resumen general con los totales agregados de todas las sucursales.

1. Acceda a Head Office → POS.
2. Use el filtro de sucursales para acotar qué unidades de negocio se muestran: puede filtrar por corporación/compañía completa o por una sucursal específica.
3. Revise el resumen general (en línea / desconectados / en progreso) y, debajo, la tarjeta de cada sucursal con el detalle de sus terminales.

17. Head Office

El módulo Head Office concentra la administración corporativa de ControlSuite®. Permite gestionar información y configuraciones que pueden aplicar a una o varias sucursales según los permisos del usuario.

18. Alcance corporativo

19. Módulos corporativos

Esta sección funciona como guía de orientación. Presenta los módulos principales disponibles en Head Office y el tipo de administración que concentran; el detalle operativo puede variar según los permisos del usuario, la configuración de la corporación y el alcance seleccionado.

20. Corporativo

Estos tres catálogos definen la estructura organizacional: una Compañía agrupa Unidades de Negocio (sucursales), y las Unidades de Negocio pueden a su vez organizarse en Grupos — un atajo para aplicar reportes, permisos o configuraciones a varias sucursales a la vez, sin tener que seleccionarlas una por una.

20.1 Compañías

Nivel más alto de la estructura corporativa. Agrupa a las unidades de negocio que pertenecen a una misma razón social.

1. Acceda a Head Office → Corporativo → Compañías.
2. Haga clic en Nueva, o seleccione una existente para editarla.
3. Complete: Nombre, Código, RFC, Dirección, Contacto y Correo electrónico.
4. Defina el Estatus (Activo/Inactivo) y confirme.

20.2 Unidades de Negocio

Representa cada sucursal operativa. Es la unidad que se usa en Back-Office como "sucursal activa" y en la que se ejecutan todos los módulos operativos.

1. Acceda a Head Office → Corporativo → Unidades de Negocio.
2. Haga clic en Nueva, o seleccione una existente para editarla.
3. Complete: Nombre, Código y Estatus.
4. Seleccione la Compañía a la que pertenece y, opcionalmente, el Grupo al que se asignará.
5. Complete la ubicación: Estado, Localidad, Zona y Tipo de sucursal.
6. Complete los datos de contacto: Dirección, Persona de contacto y Correo electrónico.
7. Confirme para guardar.

20.3 Grupos

Un grupo es una colección de Unidades de Negocio, usada como atajo en otras partes del sistema: reportes automatizados, filtros de reportes y asignación de roles pueden aplicarse a "Grupo" en vez de seleccionar sucursales una por una.

1. Acceda a Head Office → Corporativo → Grupos.
2. Haga clic en Nuevo, o seleccione uno existente para editarlo.
3. Complete: Nombre, Código y Estatus.
4. Seleccione las Unidades de Negocio que formarán parte del grupo.
5. Confirme para guardar.

21. Ubicación

Estos catálogos alimentan los campos de ubicación del formulario de Unidades de Negocio. Una Localidad corresponde a un País y Estado/Provincia específico; una Zona es una subdivisión dentro de una Localidad; una Región es una agrupación de uno o más Estados, independiente de Localidades y Zonas, usada para fines de organización y reportes a mayor escala.

21.1 Regiones

Agrupa uno o varios Estados/Provincias bajo un mismo nombre, para fines organizativos o de reporte.

1. Acceda a Head Office → Ubicación → Regiones.
2. Haga clic en Nueva, o seleccione una existente para editarla.
3. Complete: Código (máx. 3 caracteres) y Nombre (máx. 80 caracteres).
4. Seleccione uno o varios Estados que formarán parte de la región.
5. Defina el Estatus y confirme.

21.2 Localidades

Representa una ciudad o municipio dentro de un País y Estado/Provincia. Es el catálogo que se selecciona directamente en el formulario de Unidad de Negocio.

1. Acceda a Head Office → Ubicación → Localidades.
2. Haga clic en Nueva, o seleccione una existente para editarla.
3. Complete: Nombre y Código.
4. Seleccione el País y el Estado/Provincia correspondientes.
5. Defina el Estatus y confirme.

21.3 Zonas

Subdivisión dentro de una Localidad — cada zona pertenece exactamente a una sola Localidad.

1. Acceda a Head Office → Ubicación → Zonas.
2. Haga clic en Nueva, o seleccione una existente para editarla.
3. Complete: Código y Nombre.
4. Seleccione la Localidad a la que pertenece la zona.
5. Defina el Estatus y confirme.

22. Valores (Head Office)

Desde Head Office se administra el catálogo de Formas de Pago (tender types) que reconoce el sistema — el mismo catálogo que se usa en Back-Office al registrar un depósito y que el POS reporta en sus ventas.

Crear o editar una forma de pago

1. Acceda a Head Office → Valores → Formas de Pago.
2. Haga clic en Nueva Forma de Pago, o seleccione una existente para editarla.
3. Complete los campos (ver tabla más abajo).
4. Confirme para guardar.

Campos y validaciones

Tipos de forma de pago disponibles

Mensajes de error comunes

23. Inventario (Head Office)

Estos catálogos, administrados desde Head Office, alimentan todo el módulo de Inventario en Back-Office: qué artículos existen, cómo se compran, qué recetas los usan y qué tipos de movimiento están disponibles.

23.1 Proveedores

Registra a las empresas o personas que surten mercancía a las sucursales.

1. Acceda a Head Office → Inventario → Proveedores.
2. Haga clic en Nuevo, o seleccione uno existente para editarlo.
3. Complete: Código de proveedor, Nombre, Nombre de contacto, Correo electrónico y Estatus.
4. Confirme para guardar.

23.2 Ingredientes

Define cómo un proveedor específico vende un artículo: su precio, su empaque y la conversión entre las unidades de compra. Un mismo artículo de inventario puede tener varios "ingredientes" — uno por cada proveedor que lo surte.

1. Acceda a Head Office → Inventario → Ingredientes (o desde el perfil de un Proveedor).
2. Haga clic en Nuevo, o seleccione uno existente para editarlo.
3. Complete: Código, Nombre, Proveedor, Precio, Flete (costo de envío) y Estatus.
4. Defina las tres unidades de empaque: Unidad de Compra (ej. caja), Unidad Interior (ej. paquete) y Unidad Base (ej. pieza), cada una con su cantidad y presentación.
5. Confirme para guardar.

23.3 Artículos de Inventario

El catálogo maestro de artículos que existen en el inventario de la sucursal — independiente de qué proveedor los surte.

1. Acceda a Head Office → Inventario → Artículos.
2. Haga clic en Nuevo, o seleccione uno existente para editarlo.
3. Complete: Código, Descripción y Unidad Base.
4. Seleccione: Cuenta contable, Categoría del artículo y Área de almacenamiento.
5. Defina el Estatus y confirme.

23.4 Productos de Menú

Representa lo que se vende al cliente final: un platillo, bebida o combo, junto con la receta que consume artículos de inventario para producirlo.

1. Acceda a Head Office → Inventario → Productos de Menú.
2. Haga clic en Nuevo, o seleccione uno existente para editarlo.
3. Complete: Código, Código POS, Descripción, Tipo (Producto base o Producto combo), Categoría, Clase y Subclase.
4. Marque No requiere receta si el producto no consume ingredientes directamente (por ejemplo, si es un subproducto), o Subproducto según corresponda.
5. Defina el Estatus y confirme.

Receta del producto

Una vez creado el producto, acceda a su pestaña de Receta para agregar los artículos o subproductos que lo componen, cada uno con su factor de consumo. El sistema calcula automáticamente el costo total de la receta a partir del costo de cada ingrediente — el mismo costo que se muestra en Reportes → Productos de Menú (Back-Office).

23.5 Tipos de Movimiento

Define los tipos de movimiento de inventario disponibles al registrar un movimiento manual en Back-Office (Entrada, Salida, Ajuste, Desperdicio, entre otros).

1. Acceda a Head Office → Inventario → Tipos de Movimiento.
2. Haga clic en Nuevo, o seleccione uno existente para editarlo.
3. Complete: Código, Nombre del movimiento y Tipo de producto al que aplica.
4. Defina el Estatus y confirme.

24. Administración

Estos catálogos no se usan de forma aislada: alimentan campos de selección en Valores, Inventario y Estado de Resultados. Se administran aquí una sola vez y quedan disponibles en todos los módulos que los referencian.

24.1 Cuentas Contables

Catálogo compartido por tres módulos distintos: se usa al convertir un voucher a factura en Caja Chica (Valores), al registrar un Artículo de Inventario, y al registrar un Gasto Operativo en Estado de Resultados.

1. Acceda a Head Office → Administración → Cuentas Contables.
2. Haga clic en Nueva, o seleccione una existente para editarla.
3. Complete: Código, Número de cuenta y Nombre de cuenta.
4. Seleccione el módulo de ControlSuite al que aplica: Caja Chica, Inventario o Gastos Operativos.
5. Si seleccionó Gastos Operativos, seleccione además el Tipo de Gasto — un catálogo dinámico (por ejemplo, Gastos operativos, Gastos de mano de obra, Gastos no controlables) que determina cómo se agrupa la cuenta dentro del cálculo del Estado de Resultados. Obligatorio solo en ese caso.
6. Defina el Estatus y confirme.

24.2 Tipo de Sucursal

Clasifica a las Unidades de Negocio (por ejemplo, Sucursal de calle, Kiosco, Autoservicio). Se selecciona en el formulario de Unidad de Negocio.

1. Acceda a Head Office → Administración → Tipo de Sucursal.
2. Haga clic en Nuevo, o seleccione uno existente para editarlo.
3. Complete: Código, Descripción y Estatus.
4. Confirme para guardar.

24.3 Categoría de Artículo

Clasifica los Artículos de Inventario. Se selecciona en el formulario de Artículos.

1. Acceda a Head Office → Administración → Categoría de Artículo.
2. Haga clic en Nuevo, o seleccione uno existente para editarlo.
3. Complete: Código, Descripción y Estatus.
4. Confirme para guardar.

24.4 Categoría de Producto

Clasifica los Productos de Menú — es un catálogo distinto al de Categoría de Artículo. Se selecciona en el formulario de Productos de Menú.

1. Acceda a Head Office → Administración → Categoría de Producto.
2. Haga clic en Nuevo, o seleccione uno existente para editarlo.
3. Complete: Código, Descripción y Estatus.
4. Confirme para guardar.

24.5 Unidad de Medida

Define las unidades de presentación (por ejemplo, caja, paquete, pieza, kilogramo) que se usan en los tres niveles de empaque del catálogo de Ingredientes.

1. Acceda a Head Office → Administración → Unidad de Medida.
2. Haga clic en Nueva, o seleccione una existente para editarla.
3. Complete: Código, Descripción, Abreviatura y Estatus.
4. Confirme para guardar.

24.6 Área de Almacenamiento

Define las zonas de almacenamiento de la sucursal (por ejemplo, Congelador, Bodega seca). Se selecciona en el formulario de Artículos de Inventario.

1. Acceda a Head Office → Administración → Área de Almacenamiento.
2. Haga clic en Nueva, o seleccione una existente para editarla.
3. Complete: Código, Descripción y Estatus.
4. Confirme para guardar.

25. Producción (Head Office)

El módulo de Producción en Head Office permite configurar las reglas de producción que determinan qué debe prepararse o atemperarse en cada sucursal y a qué hora. Estas reglas, combinadas con las proyecciones de venta, generan las tareas diarias que los empleados ven en el módulo de Producción de Back-Office.

Acceso al módulo

1. Acceda a Head Office → Producción.
2. En la pantalla principal se muestra el listado de reglas de producción con las columnas: Nombre, Tipo, Vida Útil y Estatus.
3. Use el botón Nueva producción para crear una nueva regla, o seleccione una existente para editarla.

Configuración de las reglas

El detalle de los campos de una regla de producción (nombre, tipo, producto, horarios, minutos de anticipación y vida útil) y los horarios personalizados por sucursal se explican en la sección 11.2 — Configurar reglas de producción (Head Office).

26. Reportes (Head Office)

Head Office tiene su propio conjunto de reportes, distinto al módulo de Reportes de Back-Office: aquí la información puede consultarse consolidada para varias sucursales a la vez, y cada reporte ofrece una vista Gráfico además de la vista de Tabla.

26.1 Día de Operación

Muestra, en formato de calendario, el estado de cada día operativo de la sucursal: si abrió, si cerró, y quién lo hizo. Complementa lo que se ve en Back-Office (Turno y Día) con una vista histórica de todo un período.

1. Acceda a Head Office → Reportes → Día de Operación.
2. Seleccione la sucursal y el período a consultar.
3. Alterne entre la vista de Calendario (gráfico) y la vista de Tabla.
4. Pase el cursor sobre un día del calendario para ver su detalle sin abrir una nueva pantalla.

Estados de un día

Detalle de un día

26.2 Ventas, Ventas por Hora y Product Mix

Estos tres reportes existen tanto en Back-Office (sección 12) como en Head Office. La diferencia es el alcance: en Head Office pueden consultarse para varias sucursales a la vez, y cada uno incluye una vista de Gráfico además de la tabla de detalle.

1. Acceda a Head Office → Reportes y seleccione Ventas, Ventas por Hora o Product Mix.
2. Seleccione el alcance: una sucursal, un grupo, o toda la corporación.
3. Seleccione la segmentación del período (mensual, semanal, etc.) y el rango de fechas.
4. Alterne entre la vista de Gráfico y la de Tabla.

27. Seguridad

La seguridad de ControlSuite® se basa en tres piezas: Roles (qué se puede hacer), Usuarios (quién puede entrar al sistema) y la asignación de roles a usuarios por sucursal — un mismo usuario puede tener distintos roles en distintas sucursales o grupos de sucursales.

27.1 Roles

Un rol es un conjunto de permisos agrupados por aplicación (Head Office y Back Office). Cada permiso indica a qué módulo, submódulo y acción de esa aplicación tiene acceso el usuario.

1. Acceda a Head Office → Seguridad → Roles.
2. Haga clic en Nuevo, o seleccione un rol existente para editarlo.
3. Ingrese el Nombre y la Descripción del rol, y defina su Estatus (Activo/Inactivo).
4. En cada pestaña (Head Office / Back Office), marque los permisos necesarios. Puede usar Seleccionar todos o Deseleccionar todos por pestaña.
5. Confirme para guardar el rol.

Cómo funciona la jerarquía de permisos

• Cada módulo cuenta con un permiso de acceso y, en algunos casos, permisos de acción adicionales para sus submódulos.
• Si se desmarca el acceso a un módulo o submódulo, sus permisos de acción dependientes se deshabilitan automáticamente — no pueden quedar activos sin el acceso que los contiene.
• El contador junto a cada pestaña (por ejemplo, "12/40") indica cuántos permisos de esa aplicación están activos sobre el total disponible.

Reglas y restricciones

27.2 Usuarios

Registra las personas que acceden al sistema y sus datos de contacto y preferencias.

1. Acceda a Head Office → Seguridad → Usuarios.
2. Haga clic en Nuevo Usuario.
3. Complete: Nombre, Apellido, Correo electrónico, Teléfono, Idioma, País y Estatus.
4. Si es un usuario nuevo, defina la Contraseña y su confirmación (deben coincidir).
5. Confirme para crear el usuario. El sistema le preguntará si desea continuar directamente a la asignación de roles.

27.3 Asignar roles a un usuario

Un usuario puede tener varios roles asignados, cada uno acotado a una o varias sucursales — por ejemplo, "Gerente" en la Sucursal A y "Auditor" en las Sucursales B y C.

1. Desde el perfil del usuario, revise la sección Roles y sucursales asignados.
2. En Asignar nuevo rol y sucursal, seleccione el Rol.
3. Seleccione una o varias sucursales a las que aplicará ese rol.
4. Haga clic en Asignar.

Categorías de permisos disponibles

Los permisos se agrupan por módulo. Esta es una referencia general de las categorías disponibles en cada aplicación:

28. Informe Central (Head Office)

En Head Office, Informe Central es el módulo que agrupa dos submódulos relacionados: Reportes, para generar un informe puntual, y Reportes Automatizados, para programar su envío recurrente por correo.

28.1 Reportes

Es la misma pantalla de generación de reportes que ya se documenta en Back-Office (sección 14, Informe Central): categorías, generación asíncrona con notificación de progreso, entrega por descarga o correo, y formato PDF o CSV.

28.2 Reportes Automatizados

El submódulo Reportes Automatizados se encuentra dentro de Head Office → Informe Central y permite programar el envío recurrente de reportes por correo electrónico sin intervención manual.

Pantalla principal — Listado de programaciones

La pantalla muestra todas las programaciones configuradas. Si no existen registros, se presenta un estado vacío con acceso directo a crear una nueva.

Crear o editar una programación

1. Desde Head Office → Informe Central → Reportes Automatizados, haga clic en Nueva programación.
2. En la sección Configuración general, ingrese el Nombre de la tarea y seleccione la Frecuencia.
3. Configure el horario según la frecuencia elegida (ver tabla de frecuencias más adelante).
4. En la sección Destinatarios, ingrese los correos electrónicos (máximo 20). El sistema valida el formato de cada dirección.
5. En la sección Configuración de Reportes, haga clic en + Agregar Reporte y complete cada fila: Reporte, Sucursales, Formato (PDF/CSV), Periodo y Agrupación.
6. Defina el Estado inicial (Activo por defecto) y haga clic en Guardar.

Opciones de frecuencia

Parámetros por reporte

Reglas de negocio clave

29. Configuraciones

En Head Office → Configuraciones se administran datos generales de la corporación y ajustes que modifican el comportamiento de módulos o submódulos de Back-Office. La mayoría de estos ajustes puede personalizarse por sucursal desde un panel de tiendas dentro de cada configuración; la excepción es Reportes Automatizados, que aplica a nivel corporativo.

Datos de la corporación

Permite consultar o actualizar información general: Nombre, Logotipo, Moneda, País e Idioma de la corporación.

Configuraciones de módulo / submódulo

Agrupadas por módulo. Estas son las reglas de negocio que ya se referencian en varias secciones de este manual, con su origen exacto:

30. Servidor de envío — Reportes Automatizados

Dentro de Head Office → Configuraciones existe el segmento Servidor de envío — Reportes Automatizados, donde se configura el servidor de correo saliente por corporación.

31. Mensajes y Alertas del Sistema

ControlSuite® muestra mensajes contextuales para guiar al usuario. A continuación se listan los más comunes:

32. Glosario de Términos

33. Soporte Técnico

Si encuentra algún problema o necesita asistencia, puede acceder al módulo de Soporte directamente desde el menú lateral de ControlSuite®.