GA Tech Solutions — Documentación Oficial
ControlSuite® Manual
de Usuario
Sistema de Gestión Back-Office y Head Office para Sucursales y Corporativos
Tabla de Contenido
1
Introducción2
Acceso al Sistema3
Navegación General4
Módulo de Valores5
Inventario6
Recursos Humanos7
Reportes8
Turno y Día9
Mi Cuenta10
Head Office11
Mensajes del Sistema12
Glosario13
Soporte Técnico1. Introducción
ControlSuite® es el sistema de gestión back-office y head office desarrollado por GA Tech Solutions para la operación de sucursales y corporativos en el sector de restaurantes y retail. Permite administrar en tiempo real los valores, el inventario, los recursos humanos, la generación de reportes y la configuración corporativa desde una plataforma web centralizada.
Este manual está dirigido a los usuarios operativos del sistema: gerentes de turno, coordinadores de área, cajeros autorizados y personal administrativo.
1.1 Entornos del sistema
Back-OfficeMódulos operativos del día a día en la sucursal.
Head OfficeAdministración centralizada de múltiples sucursales.
1.2 Módulos disponibles
1.2.1 Back-Office
| Módulo | Descripción |
|---|---|
| Valores | Cortes de cajero, depósitos, caja chica, caja fuerte y retiros. |
| Inventario | Control de stock, órdenes, recepciones, kardex, conteos y transferencias. |
| Recursos Humanos | Administración de empleados por sucursal. |
| Reportes | Ventas, depósitos, cortes, product mix y reportes por hora. |
| Apertura y Cierre de Turno / Día | Apertura y cierre de turnos y días de operación. |
| Mi Cuenta | Gestión del perfil y preferencias del usuario. |
1.2.2 Head Office
| Módulo | Descripción |
|---|---|
| Corporación | Permite gestionar compañías, unidades de negocio y grupos. |
| Ubicación | Permite gestionar regiones, localidades y zonas que una unidad de negocio puede tener. |
| Seguridad | Permite la gestión de roles y usuarios dentro del sistema. |
| Valores | Permite gestionar las formas de pago que tienen los POS. |
| Inventario | Permite gestionar los proveedores, ingredientes, artículos de inventario, productos de menú y movimientos. |
| Administración | Permite la gestión de áreas de almacenamiento, cuentas contables, categorías de artículos, tipos de sucursal, categorías de productos y unidades de medida. |
| Reportes | Permite revisar los reportes de ventas, ventas por hora, ventas por producto y días de operación. |
| Configuraciones | Permite modificar ciertas acciones que el sistema ejecuta dentro del Back-Office. |
| Mi Cuenta | Gestión del perfil, preferencias e idioma del usuario dentro del sistema. |
1.3 Requisitos técnicos
| Navegador recomendado | Google Chrome 110+ / Microsoft Edge 110+ |
| Conexión a internet | Estable (mínimo 5 Mbps recomendado) |
| Resolución mínima | 1280 × 768 píxeles |
| Acceso | Credenciales asignadas por el administrador del sistema |
2. Acceso al Sistema
2.1 Inicio de sesión
Para ingresar a ControlSuite® siga estos pasos:
- Abra su navegador e ingrese la URL del sistema proporcionada por su administrador.
- En la pantalla de inicio de sesión, ingrese su nombre de usuario y contraseña.
- Haga clic en el botón Iniciar sesión.
- Si las credenciales son correctas, el sistema lo redirigirá al panel principal según su perfil (Back-Office o Head Office).
Importante: Las credenciales son personales e intransferibles. No comparta su usuario o contraseña. Cada acción queda registrada bajo su usuario.
2.2 Recuperación de contraseña
- En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en ¿Olvidé mi contraseña?
- Ingrese su correo electrónico registrado y haga clic en Enviar.
- Revise su bandeja de entrada y abra el correo de recuperación.
- Haga clic en el enlace y siga las instrucciones para crear una nueva contraseña.
- Regrese a la pantalla de inicio de sesión e ingrese con su nueva contraseña.
2.3 Selección de unidad de negocio
Si su usuario tiene acceso a varias sucursales, el sistema le solicitará seleccionar la unidad de negocio (sucursal) con la que desea trabajar. Esta selección determina los datos que verá en todos los módulos.
Nota: Puede cambiar de unidad de negocio en cualquier momento desde el selector en la barra de navegación superior.
3. Navegación General
3.1 Barra de navegación superior
| Logotipo ControlSuite® | Enlace de regreso al panel principal |
| Selector de unidad de negocio | Cambia la sucursal activa |
| Estado del turno | Muestra si el turno está abierto o cerrado |
| Fecha de negocio | Fecha de operación actual del sistema |
| Perfil / Mi cuenta | Configuración del usuario y cierre de sesión |
3.2 Estado del turno y día
ControlSuite® opera bajo el concepto de Día de Operación y Turno:
| Día de Operación | Período de 24 horas de actividad de la sucursal. Debe abrirse al inicio y cerrarse al final del día. |
| Turno | Período de trabajo de un equipo (ej. Turno Matutino). Puede haber varios turnos por día de operación. |
| Propietario del turno | El gerente que abre el turno es su propietario. Solo él puede cerrarlo y registrar movimientos en Valores. |
Aviso: Si el turno está cerrado, no será posible registrar movimientos en Valores. El sistema mostrará: "El turno está cerrado. Si deseas realizar acciones en Valores, te recomendamos abrirlo."
4. Módulo de Valores
El módulo de Valores es el corazón del control de efectivo de la sucursal. Al ingresar se muestra un panel de resumen con tarjetas por submódulo, indicando el monto total del día y el número de movimientos en distintos estados.
Permisos requeridos: El acceso a cada submódulo de Valores está controlado por permisos. Si no visualiza algún módulo, contacte a su administrador.
4.1 Cortes de Cajero
Los Cortes de Cajero registran el conteo de efectivo realizado por cada cajero al finalizar su turno en caja. El sistema compara el efectivo contado contra las ventas registradas en el POS para detectar diferencias.
Crear un nuevo corte de cajero
- Desde Valores, haga clic en la tarjeta Cortes de Cajero.
- Haga clic en Nuevo en la barra de herramientas.
- El sistema verificará que no exista otro conteo en progreso para el mismo POS.
- Complete la información: POS, cajero, turno y denominaciones de efectivo contado.
- Revise el resumen de diferencias antes de confirmar.
- Si existe diferencia, el sistema mostrará una alerta. Confirme o cancele la acción.
- Haga clic en Confirmar. El sistema asignará automáticamente un folio.
Importante: Una vez confirmado un corte, no podrá modificarse. Verifique todos los datos antes de confirmar.
Estados de un corte
En progresoEl conteo ha sido iniciado pero no confirmado.
PendienteCompletado, espera aprobación del gerente.
AprobadoRevisado y aprobado por el gerente.
CanceladoCancelado definitivamente. No puede reactivarse.
4.2 Depósitos
Gestiona los depósitos bancarios realizados por la sucursal. Permite registrar, confirmar y hacer seguimiento de cada depósito durante el período de operación.
Crear un nuevo depósito
- Desde Valores, acceda a Depósitos.
- Haga clic en Nuevo depósito.
- Seleccione el tipo de depósito y complete los datos: monto, referencia bancaria y comentarios.
- El sistema mostrará el saldo disponible y la diferencia calculada.
- Adjunte el comprobante si es requerido (JPG, PNG, PDF).
- Haga clic en Confirmar Depósito.
Cancelar un depósito
- Localice el depósito en la lista.
- Haga clic en Acciones → Cancelar.
- El sistema pedirá confirmación. Ingrese un comentario obligatorio de justificación.
- Haga clic en Sí, continuar.
Nota: No todos los depósitos pueden cancelarse. Si el depósito ya fue confirmado o el día está cerrado, el sistema mostrará el mensaje correspondiente.
Estados de un depósito
PendienteCreado, espera confirmación del gerente.
ConfirmadoRevisado y confirmado.
CanceladoCancelado con comentario de justificación.
4.3 Caja Chica
Administra los gastos menores de la sucursal que se pagan directamente con efectivo. Permite registrar vouchers de salida, facturas y gestionar reembolsos.
Crear un voucher de Caja Chica
- Desde Valores, acceda a Caja Chica.
- Haga clic en Nuevo Voucher.
- Complete los campos: Responsable (nombre de quien realizó el gasto), Concepto (máx. 500 caracteres), Monto (no puede exceder el saldo actual).
- Verifique el saldo actual mostrado en la parte superior.
- Haga clic en Enviar.
Reembolso de Caja Chica
- Desde Caja Chica, acceda a Reembolsar.
- El sistema mostrará las facturas pendientes de reembolso.
- Seleccione las facturas a incluir y confirme el reembolso.
- El sistema actualizará automáticamente el saldo.
Convertir voucher a factura
- Localice el voucher en la lista.
- Haga clic en Acciones → Convertir a factura.
- Complete los datos de la factura asociada y confirme.
4.4 Caja Fuerte
Gestiona los conteos del efectivo almacenado en la caja fuerte de la sucursal. Registra el saldo real y detecta diferencias contra los montos autorizados.
Crear un conteo de Caja Fuerte
- Desde Valores, acceda a Caja Fuerte.
- Haga clic en Nuevo.
- Seleccione el período y tipo de conteo: Diario, Semanal, Quincenal o Mensual.
- Ingrese las denominaciones contadas por tipo de moneda o forma de pago.
- El sistema calculará automáticamente el total y la diferencia vs. monto autorizado.
- Haga clic en Confirmar.
Información disponible en el detalle
- Denominaciones ingresadas por tipo de moneda o forma de pago.
- Monto total contado vs. monto autorizado.
- Diferencia detectada (si aplica).
- Información del cajero y gerente responsable.
- Historial de movimientos asociados al conteo.
4.5 Retiros
Los retiros son extracciones parciales de efectivo de las cajas registradoras durante el turno, con el fin de mantener niveles seguros. Cada retiro queda registrado con un folio único.
Registrar un retiro
- Desde Valores, acceda a Retiros.
- Haga clic en Nuevo.
- Seleccione el POS (caja registradora) de origen.
- Ingrese el monto del retiro y un comentario si es necesario.
- Haga clic en Confirmar.
| Retiro # | Folio consecutivo asignado automáticamente |
| POS | Número de registradora de origen |
| Cajero | Usuario que registró el retiro |
| Gerente | Gerente autorizante del turno |
| Hora BO / POS | Hora del registro en Back-Office y en el POS |
5. Módulo de Inventario
5.1 Submódulos disponibles
| Órdenes | Creación y seguimiento de pedidos a proveedores |
| Recepción de Compras | Registro de mercancía recibida contra una orden |
| Movimientos | Entradas, salidas y ajustes de inventario |
| Transferencias | Solicitud y recepción de transferencias entre sucursales |
| Conteo de Inventario | Conteos periódicos del stock físico |
| Kardex | Histórico de movimientos por artículo |
5.2 Órdenes de Compra
- Acceda a Inventario → Órdenes y haga clic en Nueva Orden.
- Seleccione el proveedor de la lista.
- Agregue los artículos requeridos con sus cantidades.
- Ingrese la fecha estimada de entrega y haga clic en Guardar.
5.3 Recepción de Compras
- Acceda a Inventario → Recepción de Compras.
- Seleccione la orden de compra correspondiente.
- Verifique los artículos y cantidades contra el pedido.
- Ingrese el folio del documento de recepción y la fecha de factura.
- Registre las cantidades efectivamente recibidas.
- Confirme la recepción. El sistema actualizará el stock automáticamente.
Nota: Si el proveedor entrega una Nota de Crédito (Manifiesto), ingrésela antes de confirmar la recepción.
5.4 Conteo de Inventario
- Acceda a Inventario → Conteo y haga clic en Nuevo Conteo.
- El sistema mostrará la lista de artículos según la configuración del período.
- Ingrese las cantidades contadas para cada artículo.
- Puede escanear el código QR de cada artículo con un dispositivo móvil.
- Haga clic en Finalizar Conteo.
5.5 Transferencias
Restricción: Las transferencias solo pueden realizarse si la fecha de operación del sistema coincide con la fecha actual.
- Acceda a Inventario → Transferencias → Nueva Transferencia.
- Seleccione la sucursal destino.
- Agregue los artículos y cantidades a transferir.
- Confirme la solicitud. La sucursal destino deberá aceptarla para que el inventario se actualice.
5.6 Kardex
El Kardex muestra el histórico completo de movimientos de cada artículo. Seleccione el artículo y defina el rango de fechas. El sistema mostrará todos los movimientos del período con fecha, tipo y cantidad.
6. Módulo de Recursos Humanos
6.1 Consultar empleados
- Acceda a Recursos Humanos → Empleados.
- Use el buscador o los filtros para localizar al empleado.
- Haga clic en el nombre para ver su perfil completo.
6.2 Registrar un nuevo empleado
- Desde Empleados, haga clic en Nuevo Empleado.
- Complete el formulario: nombre, puesto, turno, datos de contacto y documentos requeridos.
- Haga clic en Guardar.
6.3 Editar información
- Localice al empleado y haga clic en Editar.
- Modifique los datos necesarios y haga clic en Guardar cambios.
7. Módulo de Reportes
7.1 Reportes disponibles
| Ventas | Resumen de ventas brutas y netas por período, POS y turno |
| Ventas por Hora | Distribución de ventas a lo largo del día |
| Product Mix | Análisis de ventas por producto o categoría de menú |
| Depósitos | Listado y totales de depósitos bancarios del período |
| Cortes de Cajero | Detalle de cortes, diferencias y movimientos por caja |
| Retiros | Resumen de retiros del período |
| Informe Central | Reportes configurables por categoría y parámetros |
7.2 Generar un reporte
- Acceda a Reportes desde el menú lateral y seleccione el tipo deseado.
- Defina el rango de fechas: fecha inicial y fecha final.
- Haga clic en Buscar o Generar reporte.
- Revise los resultados en pantalla.
- Para exportar, haga clic en el ícono de descarga PDF disponible en la barra del reporte.
Consejo: Para facilitar la revisión de reportes extensos, utilice los botones Abrir todo / Cerrar todo para expandir o colapsar grupos de información.
8. Apertura y Cierre de Turno / Día
8.1 Apertura del primer día
- Inicie sesión con credenciales de gerente.
- El sistema mostrará el mensaje de bienvenida para la apertura del primer día.
- Haga clic en Abrir primer día.
- Seleccione la fecha de apertura y confirme.
8.2 Abrir un turno
- Desde el panel principal, localice el indicador de Estado del Turno.
- Haga clic en Abrir Turno.
- Confirme la acción. El turno quedará abierto bajo su usuario.
Importante: Solo el propietario del turno (quien lo abrió) puede registrar movimientos en Valores y cerrar el turno.
8.3 Cerrar un turno
- Asegúrese de que todos los movimientos estén registrados y confirmados.
- Haga clic en Cerrar Turno desde el indicador de Estado.
- Confirme el cierre. El sistema registrará la hora de cierre.
8.4 Cierre de día
- Asegúrese de que el turno activo esté cerrado.
- Acceda a Cierre de Día desde el menú lateral.
- El sistema verificará que el POS también haya cerrado el día.
- Una vez que el POS esté cerrado, confirme el cierre del día en ControlSuite®.
Nota: Para poder cerrar el día, primero debe cerrarse el turno. El sistema no permite cerrar el día con un turno abierto.
9. Mi Cuenta
9.1 Ver y editar mi perfil
- Haga clic en su nombre de usuario o avatar en la esquina superior derecha.
- Seleccione Mi Cuenta.
- Edite su información personal, imagen de perfil y preferencias, luego guarde los cambios.
9.2 Cambiar contraseña
- Desde Mi Cuenta, seleccione Cambiar Contraseña.
- Ingrese su contraseña actual.
- Ingrese la nueva contraseña, confírmela y haga clic en Guardar.
9.3 Configurar accesos rápidos
ControlSuite® permite personalizar los accesos directos visibles en el panel principal.
- Desde Mi Cuenta, acceda a Configuración de Accesos Rápidos.
- Active o desactive los módulos que desea ver en su panel.
- Guarde los cambios.
9.4 Preferencias de idioma
El sistema está disponible en Español, Inglés y Portugués. Seleccione el idioma desde Mi Cuenta o desde el selector en la barra de navegación. El sistema se recargará automáticamente.
10. Head Office
10.1 Módulos corporativos
| Corporación | Permite gestionar compañías, unidades de negocio y grupos. |
| Ubicación | Permite gestionar regiones, localidades y zonas que una unidad de negocio puede tener. |
| Seguridad | Permite la gestión de roles y usuarios dentro del sistema. |
| Valores | Permite gestionar las formas de pago que tienen los POS. |
| Inventario | Permite gestionar los proveedores, ingredientes, artículos de inventario, productos de menú y movimientos. |
| Administración | Permite la gestión de áreas de almacenamiento, cuentas contables, categorías de artículos, tipos de sucursal, categorías de productos y unidades de medida. |
| Reportes | Permite revisar los reportes de ventas, ventas por hora, ventas por producto y días de operación. |
| Configuraciones | Permite modificar ciertas acciones que el sistema ejecuta dentro del Back-Office. |
10.2 Gestión de usuarios y roles
- Acceda a Head Office → Seguridad → Usuarios.
- Para crear un usuario, haga clic en Nuevo Usuario y complete el formulario.
- Para modificar permisos, acceda a Seguridad → Roles y edite el rol correspondiente.
- Los permisos se configuran por módulo y acción (acceso, creación, edición y cancelación).
Aviso: Los cambios en roles y permisos son efectivos de inmediato. Revise los permisos asignados antes de guardar.
11. Mensajes y Alertas del Sistema
ControlSuite® muestra mensajes contextuales para guiar al usuario. A continuación se listan los más comunes:
El turno está cerrado. Si deseas realizar acciones en Valores, te recomendamos abrirlo.
El turno no está activo. Debe abrirse antes de registrar movimientos en Valores.
Los movimientos en el módulo de Valores solo pueden ser realizados por el propietario del turno.
Solo el gerente que abrió el turno puede registrar movimientos. Identifique quién es el propietario.
Para poder cerrar el día, primero debe cerrar el turno.
El cierre de día requiere que el turno esté cerrado previamente.
Este conteo no puede ser cancelado.
El corte está en un estado que no permite cancelación.
Este depósito no puede ser cancelado.
El depósito ya fue confirmado o el día está cerrado.
La fecha de negocio es distinta a la del corte.
La fecha actual del sistema no coincide con la del corte. Corrija la fecha de negocio.
No es posible iniciar un nuevo recuento porque el recuento con folio X aún está en progreso.
Existe un conteo activo. Debe completarlo antes de iniciar uno nuevo.
No es posible realizar solicitudes de transferencias si la fecha de operación no coincide con la fecha actual.
Corrija la fecha de operación del sistema antes de solicitar transferencias.
No hay información en las fechas seleccionadas.
El período consultado no tiene registros. Amplíe el rango de fechas.
Hubo un error en la comunicación con la aplicación.
Fallo en la conexión. Verifique su internet y vuelva a intentarlo. Si persiste, contacte a soporte.
12. Glosario de Términos
Back-Office (BO)
Entorno del sistema destinado a la operación diaria de cada sucursal.
Fecha de Negocio
Fecha de operación del sistema; puede diferir de la fecha del calendario.
Corte de Cajero
Conteo de efectivo realizado por un cajero al finalizar su período en caja.
Caja Chica
Fondo en efectivo para gastos menores de la sucursal.
Caja Fuerte
Conteo y registro del efectivo guardado en la caja fuerte de la sucursal.
Depósito
Depósito bancario del efectivo recaudado en la sucursal.
Día de Operación
Período de 24 horas de actividad de la sucursal.
Folio
Número único e irrepetible que identifica cada movimiento en el sistema.
Head Office (HO)
Entorno corporativo del sistema para administración centralizada.
Kardex
Registro histórico de todos los movimientos de un artículo de inventario.
POS
Point of Sale. Caja registradora o terminal de venta en el restaurante.
Propietario del turno
Gerente que abrió el turno activo; tiene derechos exclusivos sobre él.
Retiro
Extracción parcial de efectivo de una caja registradora durante el turno.
Tender Type
Forma de pago aceptada (efectivo, tarjeta de crédito, vales, etc.).
Transferencia
Movimiento de artículos de inventario entre sucursales.
Turno
Período de trabajo de un equipo dentro de un día de operación.
Unidad de Negocio
Sucursal o establecimiento registrado en el sistema.
Voucher
Comprobante de salida de caja chica para un gasto menor.
13. Soporte Técnico
Si encuentra algún problema o necesita asistencia, puede acceder al módulo de Soporte directamente desde el menú lateral de ControlSuite®.
| Módulo de Soporte | Accesible desde Menú lateral → Soporte |
| Errores frecuentes | Consulte la sección 11 de este manual |
| Problemas de acceso | Contacte al administrador del sistema |
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